Zapomniałem? Wypadło mi z głowy! Mam to gdzieś w notatniku. Na pewno zapamiętam… Raczej nie. Coraz częściej pracujemy mając jednocześnie więcej niż 30 zadań. Począwszy od listy zakupów, skończywszy na rozbudowanych projektach. I coraz częściej musimy sięgnąć po narzędzia do ich spisywania, segregowania i selekcjonowania. Kiedyś były to kalendarze i organizatory. Teraz korzystamy z rozwiązań cyfrowych, mobilnych. Te przydadzą się zwłaszcza podczas pracy w zespołach, kiedy zarządzamy nie tylko swoim czasem, ale i organizujemy lub koordynujemy działania w szerszym gronie.
Ostatnio przetestowaliśmy trzy aplikacje, które pomagają pogrupować zadania zgodnie z narzuconymi przez nas preferencjami. Trello, pierwsza nich, zastąpiła nam wszechobecne bloczki z karteczkami post-it, a wiec wszelkie papierowe notki, tworzone na szybko, wręcz spontanicznie, a które jeszcze szybciej ginęły w odmętach firmy. Druga, Todoist, to typowy wirtualny kalendarz, aplikacja, dzięki której każdy realizowany projekt ma swój terminarz, priorytet, zadania wraz z podzadaniami i przypisanym dostępem dla wyznaczonej grupy użytkowników. Ostatnia, Evernote, to album na nasze myśli, zdjęcia, filmy, ważne dokumenty, swoistego rodzaju wielka wirtualna szafa z dobrze opisanymi i posegregowanymi dokumentami.
Trello
Aplikacją rządzą trzy pojęcia, które organizują pionowo pracę. Najbardziej ogólne z nich to Tablice (Boards), czyli podkłady pod listy i karty. Tablica to duży, rozłożony w czasie projekty, który dzięki opcji współdzielenia, możemy realizować razem z innymi użytkownikami. Kolejny poziom tworzą Listy (Lists) jak sama nazwa wskazuje są to zestawienia zadań do wykonania w obrębie których będziemy tworzyć Cards, pojedyncze zadania, te same, które kiedyś zapisywaliśmy na karteczkach post it.
Praktyka z naszej firmy:
Stworzyliśmy Tablicę o nazwie „Strona WWW”. Jako że w projekcie brały udział rożne działy, to każdy z nich stał się osobną Listą. Na Tablicy mieliśmy więc trzy listy: „Projekt”, „Teksty” oraz „Produkcja”. Do każdej z nich przypisane były Cards, czyli pojedyncze zadania do wykonania w obrębie działu. Wszyscy uczestnicy projektu mieli dostęp do projektu (czyli w praktyce do Tablicy).
Aplikację Trello można używać także w domu np. do zarządzania własnym garażem, przepisami kuchennymi, książkową biblioteką, itp. Jej podstawową zaletą jest prostota w obsłudze oraz wystarczający darmowy pakiet funkcjonalności.
Dodatkową zaletą aplikacji są rozszerzone funkcjonalności. Ich minusem jest to, że wymagają od użytkownika poświecenia czasu na ich „rozgryzienie”. Choć dla niektórych warto jest wygospodarować kilkadziesiąt minut. Takim przykładem jest możliwość zbierania różnych pomysłów, informacji z sieci, tipsów, itp. za pomocą informacji mailowych, które następnie przetworzone są na karty przypisane do wybranej przez nas listy na tablicy (np. Tablica: Narty, Listy: Sprzęt, Stoki, Pogoda, Triki).
Todoist
W przeciwieństwie do Trello, Todoist jest idealną aplikacją sprawdzającą się przy krótkoterminowych projektach. Jej najważniejszą zaletą jest… prostota. Opanowanie podstawowych funkcjonalności zajmuje nie więcej niż 10 minut. Podobnie jak większość aplikacji darmowych, Todoist oferuje także konto premium, z dodatkowymi funkcjami, które można subskrybować za 123 zł – jest to opłata roczna.
Jednak jeśli Todoist ma służyć do prostego zarządzania zadaniami w obrębie małej grupy roboczej, wystarczy nam darmowa wersja programu. Co trzeba zrobić, aby rozpocząć pracę? Wystarczy założyć nowy projekt, zaprosić kolejnych użytkowników oraz utworzyć zadania (a także podzadania), nadać priorytet poszczególnym pracom, wyznaczyć daty… Reszta „dzieje się” sama. Aplikacja automatycznie synchronizuje zadania między wszystkimi urządzeniami, zarządza nimi nawet wtedy, kiedy użytkownik jest offline, od razu powiadamia o nowych zadaniach oraz wiele, wiele więcej….
Praktyka z naszej firmy:
Stworzyliśmy Projekt o nazwie „FB”. Następnie został on udostępniony wszystkim zaangażowanym osobom. Po opracowaniu zadań i podzadań lider projektu wprowadził je do aplikacji wraz z ustalonym terminarzem zadań. Wszystkie prace wykonywane przez poszczególnych użytkowników były aktualizowane w aplikacji, dzięki czemu cała grupa była na bieżąco informowana o postępie. Dzięki temu uniknęliśmy dublowania pewnych działań oraz udało się utrzymać terminarz prac.
Evernote
Dodawaj nowe notatki. Nawet codziennie. Tak można zareklamować ostatnią omawianą aplikację, czyli Evernote. Bo właśnie taka jest ta aplikacja: służy do gromadzenia różnego rodzaju informacji, segreguje je tak, abyśmy mieli jak najłatwiejszy do nich dostęp. I to z każdego urządzenia, bowiem wszystkie notatki zapisywane są w chmurze.
Obsługa aplikacji jest banalna. Wystarczy kliknąć „Nowa notatka”, a wyświetli się okno edycji, gdzie można wpisać tytuł i treść informacji. Oczywiście wszystko, co zapiszemy możemy edytować zmieniając kolory, fonty, tworząc listy, tabele, pola do odznaczania (checkboxy). Oprócz notatek tekstowych możemy dodawać także pliki zdjęciowe, filmy, dźwięki, pliki PDF, fragmenty stron WWW. Wszystkie informacje można segregować (w tzw. stosy) zgodnie z własnymi założeniami. Kolejną pożyteczną funkcjonalnością jest opcja wyszukiwania starszych notatek. Możemy je odnaleźć na podstawie daty utworzenia lub modyfikacji, rodzaju pliku oraz źródła, z którego pobraliśmy notatkę. Oczywiście możemy także skorzystać z pola „szukaj”, gdzie wpisujemy dowolne słowo lub zdanie.
Praktyka z naszej firmy:
Evernote używamy sporadycznie. Obecnie aplikację testujemy jako „szafę z dokumentami”, w której znalazłyby się kopie wybranych dokumentów księgowych, umów, oraz polis ubezpieczeniowych.
Na koniec rodzi się pytanie, czy wybrać jedną z nich czy też używać ich jednocześnie. Cóż, każda z nich ma swoje indywidualne funkcjonalności. Jeśli ktoś chce nosić ze sobą całe swoje życie, biuro, dom, hobby, wspomnienia, plany na przyszłość, to nasze trzy aplikacje bardzo mu w tym pomogą. Jednak jeśli skupimy się jedynie na dobrym prowadzeniu projektu lub też na naszym hobby wystarczy jedna z nich. Przynajmniej na początek…
Bądź pierwszą osobą, która zostawi swój komentarz